1- GESTÃO DE GUIAS

 
Se a Data de entrada da Rotina for diferente da Data de Sistema avisa com a mensagem seguinte:
 
 
Recolhe para a "Data de Entrada aceite" e Data de Sistema.
Só dá mensagem de aviso se o campo da Data for diferente das 2 permitidas.
 
Irá para o menu Principal para que possa digitar Nova Data.
 
Segue, mas a cada Guia recolhida valida com a Data de Sistema ao tratar-se de Documentos Novos, ou Provisórios em que altere a Data.
 
Se a Data de entrada for de acordo com a do Sistema, durante a Recolha são ainda validados os Documentos, que passando no campo Data, esta seja diferente da Data de Sistema.
 
FUNCIONAMENTO DAS ENTIDADES
1.  Se entidade com NIF valido: Assume os dados provenientes do respetivo Ficheiro e coloca-os indisponíveis.
2.  Se Entidade com NIF 999999999 ou 999999990:
     a) Se recolhe entidade a zeros mas coloca NIF 999999999/0, e se na Configuração da Empresa existir Entidade definida com esse NIF vai carregar dados da identificação e de    processamento dessa Entidade, mas permite alterar.
     b) - Se na Configuração da Empresa estiver como "Entidades Diversos": Limpa dados da identificação, mantém NIF e permite recolher Nome, Morada, etc.
     c) - Se não estiver como "Entidade Diversos" na Configuração da Empresa – Assume dados do ficheiro.
Das Entidades como na 1.ª situação.
3.  Se Entidade igual a zeros:
Pode recolher tudo, NIF, Nome, etc.
Se existir no Ficheiro, alguma Entidade com esse NIF ou Nome retornara e preencherá o código de Entidade e funcionará como na 1.ª situação.
4.  Entidade com NIF a espaços: Transforma-se em Entidade zero, para preenchimento da Identificação da Entidade, mas carrega as Condições de Processamento definidas no Ficheiro.
 
Todos estes automatismos prendem-se, essencialmente, com o preenchimento do Documento enquanto "Novo".
 
Pode ordenar pelos 3 campos seguintes:
Guia; Data ou Entidade.
 
ANO
Selecione o Ano anterior, para se poder visualizar Guias sem ter de alterar a data de entrada na Rotina.
Separadores:
Condições;
Observações Suplementares;
Expedição;
Totais;
Linhas.
 
Recolhe o Tipo de Guia e Armazém.
Visualiza a lista dos Tipos de Guias já recolhidos.
Marcado com , se já foram Emitidas, enviadas por e-mail, Situação na AT, Anuladas ou Faturadas e Data das Guias, bem como a Entidade.
Ordena por Entidade e Código de Guias premendo a barra do Cabeçalho da lista (topo).
Ao entrar na Gestão de Guias o cursor coloca-se sempre na primeira linha em branco.
 
1. A obrigação de emitir o Documento de transporte é sempre do detentor/remetente dos Bens. Contudo, se a Mercadoria ainda não foi transferida, por exemplo, se no ato da entrega de Bens, o cliente não aceita a Mercadoria, a obrigação de emitir o Documento é da Entidade que remeteu (detentor dos Bens) e não do destinatário (Cliente).
2. Tratamento relacionado com a opção «Entidade não Comercial»: se marcada no Ficheiro de Entidades, separador Processamento, campo "Entidade Não Comercial", não será considerada para recolha/tratamento nesta rotina.
 
 Tem acesso direto ao separador Linhas, só para consulta, retornando a este ecrã.
 
Tipo de Guias (Documentos de transporte) possíveis:
Fatura (tratada em Documentos);
Guia de remessa;
Nota de devolução;
Guia de Transporte ou Documentos equivalentes;
 
Código
Guia de
GR
Remessa;
GT
Transporte;
GA
Movimentação de Ativos próprios;
GC
Consignação;
GD
Devolução ou Nota de Devolução.
 
 Considerado no Ficheiro SAF-T PT, no elemento <DocumentNumber> e <MovementType>.
 
 
 Coluna da Situação da AT:
 
Código
Designação
Agd
A aguardar o envio do Código da AT;
Cod
Código enviado pela AT na sua posse, fica dispensado de se fazer acompanhar pelo Documento de Transporte;
Rec
Recebida a informação que comunicou à AT, mas naquela situação que entrou em vigor até 15 de Outubro de 2013.
Envio de Documentos atrasados desde 1 de Julho.
A AT regista o envio mas não envia Código para estes Documentos.
Situações de Outros:
Entidades não estão sujeitas a IVA; Estrangeiros ou erros enviados pela AT.
 
  Também pode carregar na tecla <F2>.
Inicia a recolha de uma nova Guia. Quando Novos ou não assinados valida o Número Fiscal, mesmo quando vem do Ficheiro de Entidades, se inválido obriga corrigi-lo na Ficha da Entidade;
 
Também pode carregar na tecla <F4>.
Cabeçalho da Guia edita a Designação da Natureza conforme o definido no campo "Designação SAFT" na Tabela Tipos de Guias: Guia de Remessa; Guia de Transporte; Guia de Ativos; Guia Consignação; Guia Devolução e «Documento de Conferência».
Assina a Guia tornando-a inalterável.
Na área de Totais edita «Este documento não serve de fatura» e «xxxx – Processado por programa certificado nº 0589/AT», de acordo com a Portaria n.º 22A/2012 e 24 de Janeiro. Emite a Guia, ficando marcada com , no campo "Emitida".
 
Envia a Guia por e-mail, marcado com , no campo "E-Mail" na Gestão de Documentos.
 
Também pode carregar na tecla <F7>.
O Documento assinado fica anulado e marcado com , no campo "Anulado" na Gestão de Documentos.
O Documento não assinado é anulado irreversivelmente.
 
  Também pode carregar na tecla <F12>.
Ver, também, a informação deste botão nas Notas Prévias.
Todos os Separadores de Movimentos, dentro da Gestão de Guias, têm este botão.
 
 Emissão de Guias
Antes de imprimir valida se existem as variáveis obrigatórias:
«UNOM»;
«UMOR»;
«UCON»;
«UCPO»;
«UDPO»;
«ENM1»;
«EMOR»;
«ECON»;
«ECPO»;
«EDPO».
Se estas não existirem e persistir na emissão sem as ir definir, serão escritas – na primeira linha – o Nome e NIF da Empresa.
A variável «DIUD», também, é obrigatória, impedindo a emissão e avisando se não existir na criação da Guia.
 
TIPO DE GUIA
Na lista pendente indique, até ao máximo de 99, o Código do Tipo de Guia a usar.
Valida com a Tabela de Tipo de Guias e visualiza a Designação.
1. Documentos de transportes globais (Guias Globais)
São Documentos onde os destinatários dos bens são desconhecidos à altura da saída dos bens; O conceito de «destinatários desconhecidos à altura da saída dos bens» deverá incluir as situações de desconhecimento das quantidades de bens a entregar ou a consumir em prestações de serviços ou de desconhecimento dos locais de descarga.
Deverão ser sempre impressos em papel 3 exemplares e acompanhar os bens, mesmo que exista o Código de identificação da AT.
A Guia Global passa a não validar Dados Fiscais (caso estejam limpos) nem a Modalidade de Pagamento.
2. Alterações no transporte ou não aceitação dos bens
As alterações ao local de destino nos Documentos de transporte, ocorridas durante o transporte, ou a não-aceitação dos bens pelo adquirente, obrigarão à emissão de um novo Documento de Transporte adicional em papel;
Identificar a alteração do Documento alterado no novo Documento de Transporte;
Esse Documento de transporte adicional é emitido em papel tipográficos;
Não obstante a sua emissão em papel, este não necessita de ser previamente comunicado à AT através do serviço telefónico, devendo, contudo, o eminente inserir no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte ao da emissão do Documento de transporte adicional, os elementos do mesmo.
3. Destinatários ou adquirentes não sujeitos passivos
Quando exista a obrigação de emissão de Documento de transporte para destinatários ou adquirentes não sujeitos passivos (particulares), não é obrigatório incluir o NIF desse destinatário ou adquirente, no entanto, é obrigatório a colocação de uma menção expressa no Documento de transporte de tal situação, por exemplo, "Consumidor final", "Particular" ou "Não sujeito passivo", sem as aspas.
4. Emissão dos Documentos de Transporte
Por via eletrónica (Sistema EDI, etc.);
Aplicação certificada;
Aplicação desenvolvida pela própria Entidade (ou grupo associado);
No Portal da AT;
Documento Manual em papel (pré-impressos de tipografia autorizada).
Se possuir o Código de comunicação enviado pela AT, fica dispensado de fazer acompanhar o Documento de transporte com a Mercadoria, basta apenas o Código AT.
 
As Guias Permanente e Interna são alteráveis mas não se podem imprimir.
 
ARMAZÉM
Na lista pendente, indique o Código de Armazém a que respeita a Guia.
Valida com a Tabela correspondente e visualiza Designação.
Valores possíveis:
De «1» ao Número máximo de Armazéns definidos na Configuração da Rotina.
 
GUIA
Mostra a lista das Guias recolhidas no Tipo de Guia e Armazém digitados, anteriormente.
Para Portugal, a Numeração das Guias é sempre automática, gerando uma Guia «Nova» com um número provisório (exemplo: 2121210391050) até essa Guia ser assinada, exceto para Guias assinaladas como «Permanente» ou «Interna», na Tabela Tipos de Guias.
As Guias Permanentes e Internas podem ser alteradas, mas não podem ser impressas.
A primeira Guia com a numeração provisória ao ser assinada gera uma nova numeração ou começa com a do ano anterior incrementando 1 no campo "Numerador" na Tabela de Numeradores.
Se, na Tabela de Guias, no bloco [Tipo de Numeração], estiver escolhido o campo "Automática" e, aqui, o Número da Guia em branco, premindo , vai para a janela seguinte como Guia «Nova» e quando terminar é adicionado 1 no campo "Numerador" na Tabela de Numeradores.
Se já existir uma Guia com este Número, será perguntado se quer continuar a incrementação do Numerador ou se volta ao campo anterior, nesta situação é melhor verificar o que se passa com os contadores da Tabela de Numeradores.
Se a opção for Manual, o Número digitado nunca é atualizado na Tabela de Numeradores.
Para passar ao ecrã seguinte pode digitar o Número da Guia que pretende recolher (no caso da numeração Manual).
Para consultar uma Guia já existente tem que digitar o Número, ou posicionar-se nesse número e se este já foi Emitido, o utilizador é questionado sobre o prosseguimento da Consulta.
Sair da recolha de Guia sem linhas é considerada uma Guia «Anulada», irreversivelmente.
 
SITUAÇÕES QUANDO O BOTÃO NÃO APARECE DISPONÍVEL
Condições Gerais
1.   Se não estiver licenciado o Módulo Opcional Webservices;
2.   Se não tiver preenchido na Configuração da Empresa Separador Senhas Webservices.
O Número de Ordem da AT e as Senhas relativas.
 
Condições da Guia / Entidade
1.   - Se o Tipo de Guia for Permanente ou Interna;
2.   Se o Número de Identificação Fiscal (NIF) do Consumidor Final for «999999999» ou «999999990»;
3.   Se não tiver marcado com , no campo "Sujeito Passivo", no Ficheiro das Entidade, ainda assim fica ativo se:
          - Número de Identificação Fiscal (NIF) começar por 5, 6 ou 9;
          - For uma Guia Global.
4.   Se o País da Entidade for diferente de espaços ou PT;
5.   Se a Situação do pedido do Código à AT for diferente de «a pedir».