1- GESTÃO DE DOCUMENTOS

 
FUNCIONAMENTO DAS ENTIDADES
 
1.  Se entidade com NIF valido: Assume os dados provenientes do respetivo Ficheiro e coloca-os indisponíveis.
2.  Se Entidade com NIF 999999999 ou 999999990:
a) Se recolhe entidade a zeros mas coloca NIF 999999999/0, e se na Configuração da Empresa existir Entidade definida com esse NIF vai carregar dados da identificação e de processamento dessa Entidade, mas permite alterar.
b) - Se na Configuração da Empresa estiver como "Entidades Diversos":
Limpa dados da identificação, mantém NIF e permite recolher Nome, Morada, etc.
c) - Se não estiver como "Entidade Diversos" na Configuração da Empresa – Assume dados do ficheiro. Das Entidades como na 1.ª situação.
3.  Se Entidade igual a zeros: Pode recolher tudo, NIF, Nome, etc.
Se existir no Ficheiro, alguma Entidade com esse NIF ou Nome retornara e preencherá o código de Entidade e funcionará como na 1.ª situação.
4.  Entidade com NIF a espaços:
Transforma-se em Entidade zero, para preenchimento da Identificação da Entidade, mas carrega as Condições de Processamento definidas no Ficheiro.
 
Todos estes automatismos prendem-se, essencialmente, com o preenchimento do Documento enquanto "Novo".
 
Possibilidade de vários Locais de Descarga da Mercadoria para a mesma Entidade.
Ver Ficheiro de Entidades, separador Comercial.
 
Se a Data de entrada da Rotina for diferente da Data de Sistema avisa com a mensagem seguinte:
 
 
Irá para o menu Principal para que possa digitar Nova Data.
Prossegue, mas a cada Documento recolhido valida com a Data de Sistema ao tratar-se de Documentos Novos, ou Provisórios em que tente alterar a Data.
Pode recolher para a "Data de Entrada aceite" e Data do Sistema.
Só dará mensagem de aviso se o campo da Data for diferente das duas permitidas.
 
Se a Data de entrada estiver de acordo com a do Sistema, durante a recolha são ainda validados os Documentos, que passando no campo Data, esta seja diferente da Data de Sistema.
 
  Também pode carregar na tecla <F8>.
Copia o Documento escolhido para outro igual que ficará sempre com Número Provisório.
A Data do novo Documento será sempre a do Sistema ou superior se a data de Entrada assim o for.
 
A partir desta versão 6.230, também será possível entrar diretamente na Recolha, após digitar PMR e introduzir a Senha, se o Operador só tiver acesso uma única Empresa e apenas à Aplicação de Vendas.
 
Se tiver marcado, na Tabela de Tipos de Documento, o campo "Recolha - Assume Data de Sistema" e tiver definido uma "Entidade p/Defeito", quando fizer um novo Documento, além de se posicionar de imediato no campo da Entidade, ao dar , funcionará como se fizesse +, saltando logo para as linhas (se todos os campos "obrigatórios" estiverem devidamente preenchidos.
Nesta nova versão otimizou-se esta recolha e o acesso às Vendas para utilização tipo POS:
- Nas mesmas condições vai diretamente para as linhas sem sequer recolher mais nada (quando se carrega em Também pode carregar na tecla <F2> à 1a entrada, ou após a Assinatura e impressão do documento recolhido).
Se se interromper ou tiver algum campo não válido este automatismo cessa, só voltando a atuar se utilizar Também pode carregar na tecla <F2>.
Também pode, sair das Linhas e ir às Condições (sem ter que fazer o Pagamento Imediato, se este personalizado), desde que se carregue no das Condições (cessando o automatismo neste caso. Para o retomar, nas Condições, utilizar Também pode carregar na tecla <F2>).
- A partir da versão 6.230, também será possível entrar diretamente na Recolha, após digitar pmr e introduzir a Senha, se ao Operador só estiver atribuída uma Empresa e apenas a Rotina de Vendas.
 
 
Pode ordenar pelos 3 campos seguintes:
Documento;
Data;
Entidade.
 
Tem acesso direto ao separador Linhas, apenas para ver, retornando a este ecrã.
 
ANO
Selecione o Ano anterior, para se poder visualizar Documentos sem ter de alterar a data de entrada na Rotina.
Separadores:
Condições;
Guias (dar um Código de Tipo de Documento que tenha, na Tabela relativa, o campo "Guias" com );
Observações Suplementares;
Expedição;
Totais;
Linhas.
Insira o Tipo de Documento e Armazém a ver na lista dos Documentos, já automaticamente, dados e com , se já foram Emitidos, enviado por e-mail, Situação na AT, Anulados, ou Faturados, bem como Datas e Entidades referentes aos Documentos.
Pode ordenar por Entidade e Documentos pressionando com o rato a barra do Cabeçalho da lista (topo).
 
Gestão e Emissão de Documento de Oferta (vulgo Talão de Oferta).
  • Na Configuração de Documentos, existe mais um, "Oferta", que terá de ser "desenhado" conforme os dados que querem que conste nele.
  • Disponibilizado botão de acesso na 1a lista de Documentos, para poder, a partir de um documento já emitido, escolher os Talões a emitir, conforme as linhas do documento de Vendas original.
Este botão só vai ficar disponível se documentos a Débito e sem Guias associadas.
Também, aquando da recolha e pagamento de documentos de Vendas, o operador será questionado se pretende a  emissão destes talões.
  • Assim, se solicitarem a sua impressão, será apresentado um ecrã onde poderá selecionar um ou mais items da fatura, assim como, se pretendem um único talão ou se separados conforme artigos/unidades.
 
VISUALIZA TIPO DE DOCUMENTOS INATIVOS
Assinalado com , visualiza, também, os Tipos de Documentos inativos.
 
1. Na Recolha de Documentos
Quando avisa que vai Assinar no ecrã das Linhas, não repete o aviso.
Quando se Anula o Documento (já assinado) atualiza o operador (para efeitos do Ficheiro SAF-T PT).
Se operador limpar todas as linhas (quando cria ou altera um Documento) e ao sair não tiver Acessos para Anular, deixa-o sair com o Documento sem Linhas mas atualiza as Observações do mesmo com mensagem alusiva ao ocorrido.
Ao pedir-se a Assinatura dos Documentos Valida se este tem Linhas (se não tiver não permite assinar), e se Valor igual a zero (avisa mas permite Assinar se o operador responder que quer continuar).
2. A Fatura pode servir de Documento de transporte desde que certificado pela portaria 22-A/2012). Não necessita de Comunicação à AT, mas tem que acompanhar a Mercadoria em causa (impressão), mas a Fatura Simplificada não pode ser, visto que os Documentos de transporte têm que cumprir as regras do artigo nº 36 do CIVA, e não ao artigo nº 40 do CIVA das Faturas Simplificadas, e conter todos os elementos de transporte.
3. Tratamento relacionado com a opção «Entidade não Comercial»: se marcada no Ficheiro de Entidades, separador Processamento, campo "Entidade Não Comercial", não será considerada para recolha/tratamento nesta rotina.
4. Se a Empresa tiver necessidade de efetuar faturas com C.A.E. diferente do da Configuração da Empresa, terá de abrir Tipos de Documento, na Tabela de Tipos de Documentos, para esse efeito, onde indicará o C.A.E. pretendido.
 
Após ter feito e emitido um Documento com esse C.A.E. não o poderá alterar para esse Tipo de Documento (validação também já existente para outros dados como a Designação de SAF-T, etc.)
 
Se na Tabela de Tipos de Documento estiver assinalado com , o campo "Recolha – Assume Data de Sistema" e tiver definido no campo "Entidade p/Defeito" uma Entidade de Consumidor Final, ou seja com NIF 999999999, quando entrar na Recolha de um novo Documento, além de se posicionar de imediato no campo da Entidade, ao dar , funcionará como se clicasse no botão  Também pode carregar na tecla + em simultâneo, saltando logo para as linhas (este funcionamento só se verifica se todos os campos obrigatórios estiverem, devidamente, preenchidos).
 
Também pode carregar na tecla <F4>.
Edita no cabeçalho do Documento, a Designação do SAF-T escolhida na Tabela correspondente.
Na área de Totais edita: «xxxx – Processado por programa certificado nº 0589/AT», conforme portaria n.º 22A/2012 de 24 de Janeiro.
Emite e assina o Documento tornando inalterável os dados de relevância fiscal.
 
Só permite ver os Tipos de Documentos e Armazéns, conforme os Acessos definidos para cada operador.
Pode definir Entidades, com Número Fiscal a espaços, para funcionarem como Entidade zero, mas que carregam para o separador Condições e para o e-Fatura o que estiver definido no Ficheiro.
Para Documentos, ainda provisórios e com Entidade «Consumidor Final» (NIF = 999999999 ou 999999990), no separador Condições pode, no separador Pagamento, alterar a Entidade para uma já existente no respetivo Ficheiro, ou inserir o Número Fiscal e restantes dados relacionados, apenas com a identificação da Entidade.
 
TIPO DE DOCUMENTO
Mediante uma lista pendente, escolha o Código do Tipo de Documentos a usar.
Valida com a Tabela relativa e visualiza a Designação.
Se inserir um Código de Tipo de Documento que tenha, na Tabela correspondente, o campo "Guias" marcado com .
Também pode carregar na tecla  + em simultâneo.
 Entra no separador Linhas.
Também pode carregar na tecla <F2>.
Inicia um Documento Novo, passando ao ecrã de recolha.
 
Tipos de Documento possíveis:
Código
Designação
FT
Fatura;
FS
Fatura simplificada;
FR
Fatura/Recibo;
ND
Nota de Débito;
NC
Nota de Crédito.
 
Considerado no Ficheiro SAF-T PT, no elemento <InvoiceNo> e <InvoiceType>.
 
ARMAZÉM
Através da lista pendente, indique o Código de Armazém a que respeita o Documento.
Valida com a Tabela relativa e visualiza a Designação.
Valores viáveis:
Entre «1» e «99», conforme dado no campo "Número máximo de Armazéns" na Configuração da Rotina.
 
DOCUMENTO
Conforme portaria n.º 22A/2012 de 24 de Janeiro os Documentos «Novos» são sempre numerados automaticamente e depois de assinados tornam-se inalteráveis, com a exceção dos campos que não impliquem alteração nos valores ou dados fiscais do Documento, tais como, no separador Condições:
"Imprime Documento em:"
(Moeda); "Modalidade Pagamento"; "Prazo Pagamento"; "Vendedor"; "Obra/C. Custo"; "Encomenda"; "Requisição"; "Artigos à Disposição/Prestação de Serviços em:" e "Observações", bem como, todos os campos no separadores Expedição e Observações Suplementares, mesmo após os Documentos terem sido Certificados e Assinados.
Podendo, contudo, ser Consultados ou «Anulados».
Visualiza a lista dos Documentos recolhidos para o Tipo de Documento e Armazém digitados anteriormente.
Para passar ao ecrã seguinte pode digitar o Número do Documento que pretende recolher (no caso da numeração ser manual), alterar, anular ou emitir.
Para alterar um Documento já existente tem que digitar o Número e se este já foi Emitido, o utilizador é questionado sobre o prosseguimento da alteração.
Sair do Documento sem linhas é considerado um Documento «Anulado».
O Número do Documento é sequencial, conforme definição da Tabela de Tipo de Documentos.
Se, na mesma Tabela, no Tipo de Numeração estiver selecionado o campo "Automática" e, aqui, o Número do Documento for «0» (Zero), premindo , vai para a janela seguinte do Documento «Novo» e quando terminar é adicionado 1 no campo "Numerador" na Tabela de Numeradores.
 
Também pode carregar na tecla <F2>.
Permite iniciar a recolha de um novo Documento.
 
Também pode carregar na tecla <F4>.
Assina o Documento tornando-o inalterável.
Na área de Totais edita «Este documento não serve de fatura» e «xxxx – Processado por programa certificado n.º 0589/AT», conforme portaria n.º 22A/2012 de 24 de Janeiro.
Emite o Documento, ficando marcada com , no campo "Emitida" na Gestão de Documentos.
 
Envia o Documento por e-mail, marcado com , no campo "E-Mail" na Gestão de Documentos.
 
Também pode carregar na tecla <F7>.
O Documento assinado fica anulado e marcado com , no campo "Anulado" na Gestão de Documentos.
O Documento não assinado é anulado irreversivelmente.
 
Também pode carregar na tecla <F11>.
Nos Documentos de Vendas (Fatura e Fatura-Recibo) efetua, sem sair da recolha de Vendas, o Pagamento na Tesouraria e emite o Recibo do Documento indicado.
Tem que ter a rotina de PMR-Tesouraria instalada.
 
 
Ver no Manual da rotina PMR-Tesouraria.
 
Menção nas Faturas da Redução de ISP sobre alguns artigos
Ficará "escrito", no Documento, tanto o Valor calculado com a Taxa aplicada, como o Valor calculado com a Taxa da Tabela (que não contem a Redução) e se este for superior, aparecerá na Fatura a Menção (na área de Totais), a diferença dos dois valores, desde que defina, no Impresso correspondente, a nova variável «MISP».
 
LINHAS PARA DOCUMENTO DE OFERTA
 
Disponibilizado botão de acesso na 1ª lista de Documentos, para poder, a partir de um documento já emitido, escolher os Talões a emitir, conforme as linhas do documento de Vendas original.
 
TALÕES SEPARADOS
Assinalado com , considera os Talões separados
 
SELECIONA TUDO
Assinalado com , seleciona tudo.
Caso contrário pode selecionar um a um carregando no botão do campo "Oferta".
 
Ao carregar neste botão aparece o ecrã de Extratos:
 
Visualiza por Ano Anterior e Meses, mostrando também:
Quantidades;
Valor;
Saldo Atual.
 
 
OPÇÃO
Assinalado com , pode optar por:
Entidades: Ativa este campo;
Artigos: Desativa o campo anterior.
 
ENTIDADE
Indique o Código de Entidade.
 
(DESIGNAÇÃO)
Visualiza o nome da Entidade corrente.
 
NIF
Informativo.
 
ARTIGO
Indique o Código de Artigo.
 
MOEDA
Através de lista pendente, indique o Código da Moeda.
 
ANO
Indique o Ano a Consultar.
 
Acede ao Documento.
 
 
Visualiza todos os campos do ecrã.
 
Ao carregar neste botão visualiza o Extrato.